Bannières des Commissions : CND et CCPCJ

Informations pour la participation des ONG

Participation des ONG aux sessions

Les ONG dotées du statut consultatif auprès du Conseil économique et social des Nations unies (ECOSOC) peuvent être accréditées pour participer aux sessions des commissions en tant qu'observateurs. En tant qu'observateurs, les ONG ont, notamment, la possibilité de:

  • Assister et observer tous les travaux des commissions à l'exception des réunions informelles réservées aux États membres
  • Soumettre des déclarations écrites à la Commission
  • Faire des interventions orales lors des sessions des commissions
  • Participer à des événements spéciaux et à des tables rondes

  • Organiser des événements parallèles et des expositions sur des questions en rapport avec le travail des Commissions

Les Commissions diffusent certaines des sessions en direct via le webcast. Bien que UN TV ne soit malheureusement pas (encore) disponible, le Secrétariat diffuse les débats généraux des sessions sur les pages web des Commissions.

Accréditation

Une ONG dotée du statut consultatif auprès de l'ECOSOC qui envisage d'assister à une session des commissions doit envoyer une lettre de demande d'accréditation, signée par le chef de l'organisation, au Secrétariat. La lettre doit être envoyée bien avant la session concernée - au plus tard une semaine avant le début de la session. La lettre doit contenir les éléments suivants :

  • Soumis sur papier avec l'en-tête officiel de l'organisation;

  • Indiquer le titre et la durée de la session à laquelle l'organisation souhaite assister, par exemple :  "[Nom de l'ONG], dotée du statut consultatif auprès d'ECSOOC, souhaite envoyer les membres suivants pour assister à la Xème session de la Commission (dates de la session) ... " ;
  • Jusqu'à 10 personnes maximum par NGO peuvent être accréditées à la session;

  • Indiquer le(s) nom(s) (NOM, Prénom) de la (des) personne(s) qui représenteront l'organisation à la session et leurs adresses électroniques respectives. Les noms des personnes doivent apparaître exactement comme ils figurent dans leurs passeports.

  • La lettre doit être signée par le président ou le directeur général de l'organisation.

 

Les représentants recevront un message à l'adresse électronique fournie pour leur demander de télécharger leur photo. Une fois la photo téléchargée, le badge peut être pré-imprimé et mis à disposition pour être retiré.

Veuillez également remplir le formulaire d'inscription fourni sur le site web lors de l'inscription afin de faciliter l'enregistrement et d'éviter les erreurs.

Veuillez envoyer la lettre de demande d'accréditation en format PDF et le formulaire d'inscription en format Word par courrier électronique à l'adresse unodc-sgb[at]un.org.

Assister aux sessions

Les commissions se réunissent pour leurs sessions annuelles régulières dans le bâtiment M du Centre international de Vienne, à Vienne, en Autriche. Les représentants des ONG doivent obtenir, avant d'assister à la session, une photo d'identité à leur arrivée aux Nations Unies à la porte 1 du Centre international de Vienne. Les représentants accrédités à la session telle que décrite ci-dessus peuvent retirer leur badge en personne, sur présentation d'une pièce d'identité (passeport) et d'une copie de la lettre de demande d'accréditation de l'ONG concernée.

Les représentants des ONG en possession d'un badge d'accès annuel pour le Centre international de Vienne et valable pour la durée de la session, auront accès aux salles de conférence, mais ne seront pas inscrits sur la liste des participants à moins d'être accrédités pour la session. Pour être inclus dans la liste des participants, les représentants doivent être inscrits et obtenir un laissez-passer pour la durée de la réunion.

Tous les frais liés au voyage, au logement et à l'assurance médicale sont à la charge de l'ONG ou de ses représentants.

Les représentants des ONG accrédités à la session peuvent assister aux réunions plénières, aux réunions du Comité plénier et aux événements parallèles. Lors des réunions plénières, les commissions discutent des questions inscrites à l’ordre du jour provisoire (l'ordre du jour figure dans le document numéro 1 de la session, veuillez consulter les sections de la documentation sur les sites web des commissions). Afin d'examiner les projets de décision, les projets de résolution et les questions techniques spécifiques, un comité plénier est convoqué parallèlement aux réunions plénières de la Commission. Les représentants des ONG peuvent participer au Comité plénier en tant qu'observateurs, mais ne peuvent pas prendre la parole. Les consultations informelles menées par les États membres ne sont pas ouvertes à la participation des ONG. Les enregistrements audio et vidéo des sessions et les transmissions en direct des réunions ne sont pas autorisés, sauf pour les médias accrédités.

Soumettre des déclarations écrites

Les ONG dotées du statut consultatif auprès de l'ECOSOC peuvent soumettre des déclarations écrites aux commissions. Les ONG dotées du statut consultatif général peuvent soumettre des déclarations écrites de 2 000 mots maximum. Les ONG dotées du statut consultatif spécial peuvent soumettre des déclarations écrites d'un maximum de 1 500 mots.

Une déclaration écrite est émise, sans modification, dans la ou les langues reçues (anglais, français ou espagnol) de l'ONG qui la soumet. Les ONG assument l'entière responsabilité du contenu de leurs déclarations, qui doivent respecter pleinement les normes des Nations Unies et éviter tout langage abusif.

La date limite pour les déclarations écrites est normalement fixée à deux semaines avant la session. Veuillez soumettre votre déclaration à unodc-sgb[at]un.org.

Informations à inclure lors de la soumission:

  • Coordonnées du représentant soumettant les déclarations écrites (nom, Numéro de téléphone portable, courriel)
  • Numéro du point permanent de l'ordre du jour de la déclaration
  • Nom de l'ONG tel qu'il apparaît dans la base de données des ONG de l'ECOSOC, en indiquant entre parenthèses le statut consultatif (général, spécial), les noms des ONG coparrainantes de l'ECOSOC

  • Liste de toutes les ONG non-ECOSOC soutenant la déclaration (qui apparaîtra sous la forme de note de bas de page dans le titre de la déclaration)

  • Déclaration doit être soumise au format MS WORD (police Times New Roman 10 points)
  • Toutes les soumissions sont finales, aucun changement ne sera fait par la suite

Faire une déclaration orale pendant les sessions plénières

Les ONG peuvent inscrire un membre accrédité de leur délégation sur la liste des orateurs pour faire une déclaration au nom de leur organisation sur l'un des points de l'ordre du jour. Avant l'ouverture de la Commission, les ONG souhaitant s'inscrire sur la liste des orateurs sont priées d'envoyer le nom de l'organisation ainsi que le nom (NOM DE FAMILLE, Prénom) et la fonction de leur orateur ainsi que le point sous lequel elles souhaitent s'adresser au Secrétariat des organes directeurs à l'adresse suivante : unodc-sgb@un.org. Pendant la réunion, les orateurs doivent s'inscrire sur la liste des orateurs dans la salle plénière au bureau du responsable de conférence avant la clôture de la question qu'ils souhaitent aborder. La liste des orateurs pour le débat général est soumise à une période d'inscription. La période d'inscription est décidée par le Bureau de la Commission et est généralement ouverte un mois avant la réunion et se termine dans la semaine qui précède la réunion.

La liste des orateurs est établie selon le principe du "premier arrivé, premier servi". Les ONG prennent la parole après les États membres, les entités des Nations unies et les organisations intergouvernementales. Un temps de parole de maximum 5 minutes (ou 500 mots) est alloué à tous les intervenants. Les orateurs sont priés de fournir une copie de leur déclaration aux fonctionnaires de conférence dans la salle plénière et d'ajuster la vitesse de leur intervention afin de faciliter le travail des interprètes.

Participation à distance par déclaration vidéo

Les ONG dotées du statut consultatif auprès de l'ECOSOC qui ne sont pas présentes à Vienne et qui n'ont pas de personnes accréditées à la session concernée des commissions peuvent participer à certaines réunions en soumettant une déclaration vidéo préenregistrée. Pour permettre au Secrétariat de vérifier dûment les pouvoirs des ONG et l'identité des personnes délivrant un message vidéo, veuillez soumettre les éléments suivants :

  • Lettre sur papier avec en-tête officiel de l'ONG et signée par son président ou son directeur général

  • Indication de la session concernée, du point de l'ordre du jour et du segment spécifique du programme de travail au cours duquel la déclaration orale par messagerie vidéo sera faite;
  • Indication du nom complet (NOM, PRÉNOM) de la personne qui fera la déclaration en tant que représentant désigné. Il convient également d'indiquer un numéro de téléphone auquel un représentant de l'ONG peut être joint au moment de la déclaration orale par message vidéo;
  • Copie couleur du passeport ou de la pièce d'identité officielle de la personne qui fera la déclaration

Les déclarations orales faites par message vidéo sont soumises aux mêmes règles que les déclarations orales faites en personne, telles que définies dans la résolution 1996/31 de l'ECOSOC. Les messages vidéo sont soumis aux mêmes délais que les déclarations orales prononcées en personne et doivent refléter le plus fidèlement possible ces dernières. Une transcription de la déclaration vidéo doit être soumise à l'avance. En particulier, les règles suivantes doivent être strictement respectées :

  • La déclaration vidéo doit consister en un seul plan d'une personne prononçant une déclaration, assise sur un fond neutre et monochrome;
  • La caméra doit être focalisée sur le visage de la personne et ne doit pas bouger pendant le tournage;
  • Aucun symbole, drapeau, bannière ou autre image n'est autorisé durant le plan, que ce soit en arrière-plan ou sur les vêtements de la personne qui fait la déclaration. Les spécifications techniques minimales pour la vidéo sont les suivantes:
    • Résolution vidéo min 640x480, fréquence d'images 30 fps
    • Résolution audio 44100 Hz, 16 bits, stéréo
    • AVI/WMV/MOV/MPEG avec des formats de codage standard
  • Le son doit être correctement enregistré, dans un environnement calme et à des niveaux sonores appropriés.
  • L'interprétation professionnelle nécessite une acoustique supérieure à la moyenne pour permettre de parler, de traiter le contenu et d'écouter en même temps. Les participants à distance doivent se trouver dans une installation intérieure ; pour réduire le bruit, les portes et les fenêtres doivent être fermées, la climatisation désactivée. Les services d'interprétation détermineront si le son fourni est adapté à l'interprétation.

La déclaration vidéo sera projetée dans les mêmes conditions qu'une déclaration orale prononcée dans la salle. Les règles de procédure et les pratiques des Commissions s'appliquent aux déclarations vidéo de la même manière qu'à toutes les autres déclarations. La transcription du message vidéo sera publiée sur les sites web des Commissions sur demande, en même temps que les autres déclarations orales.

Organisation d'événements parallèles

Les ONG ayant un statut consultatif auprès de l'ECOSOC peuvent organiser une manifestation parallèle en rapport avec les travaux des commissions. Les événements parallèles peuvent être organisés conformément aux directives relatives aux manifestations parallèles de la session respective de la Commission, publiées sur le site Web des manifestations parallèles en novembre de chaque année. La période de candidature indicative est en janvier pour la CND (session en mars) et en mars pour la CCPCJ (session en mai). Veuillez-vous référer aux directives pour des informations plus spécifiques.

Organisation d'expositions

Pour l'organisation d'expositions et leur ouverture, veuillez contacter la Section Plaidoyer de l'ONUDC.

Documentation et Ressources

Des copies de tous les documents officiels publiés en tant que documentation de pré-session ou de session pour les sessions des commissions, y compris les rapports, l’ordre du jour annoté, les journaux, les projets de résolution, etc. sont publiées par le système de documentation des Nations Unies (ODS). Pour faciliter la consultation et en tant que service aux délégations, le Secrétariat publie également ces documents sur les sites web de la CND et de la CCPCJ. Pendant les sessions des commissions, les documents et le journal quotidien sont également disponibles au comptoir de documentation, qui est généralement situé juste à l'extérieur de l'entrée de la salle plénière.

Utilisation de l'emblème des Nations Unies et des logos des Commissions

L'utilisation de l'emblème des Nations Unies et des logos des commissions sur des documents et publications non officiels, y compris le matériel des ONG, est strictement interdite. Le drapeau des Nations Unies ne peut pas être affiché dans les salles de réunion où les ONG organisent des événements.