Bannières des Commissions : CND et CCPCJ

Guide d'inscription

I. Informations générales

Règles et Procédures des Commissions de l'ECOSOC :

Principe général (article 39)

Sauf décision contraire de la commission, ses réunions sont publiques.

Participation d'États non membres (article 69)

La commission invite tout Membre des Nations Unies qui n'est pas membre de la commission, ainsi que tout autre État, à participer à ses délibérations concernant toute question présentant un intérêt particulier pour cet État.

Un organe subsidiaire de la commission invite tout État qui n'est pas l'un de ses propres membres à participer à ses délibérations concernant toute question présentant un intérêt particulier pour cet État.

Un État ainsi invité n'a pas le droit de vote, mais peut soumettre des propositions qui peuvent être soumises au vote à la demande de tout membre de la commission ou de l'organe subsidiaire concerné.

Participation d'autres organisations intergouvernementales (article 74)
Les représentants des organisations intergouvernementales auxquelles l'Assemblée Générale a accordé le statut d'observateur permanent et d'autres organisations intergouvernementales désignées à titre permanent par le Conseil ou invitées par la commission peuvent participer, sans droit de vote, aux délibérations de la commission sur les questions relevant du champ d'activité de ces organisations.

Représentation (article 75)

Les organisations non gouvernementales de catégorie I ou II peuvent désigner des représentants autorisés à siéger en qualité d'observateurs aux réunions publiques de la commission et de ses organes subsidiaires. Les organisations inscrites sur la liste peuvent se faire représenter à ces réunions lorsque des questions relevant de leur domaine de compétence sont examinées.

  • Les séances plénières et les réunions du comité plénier sont généralement publiques. Tous les participants officiels à une session (y compris les ONG, les experts, les OIG, le personnel des Nations unies, etc.) peuvent prendre part à ces réunions. L'inscription en tant que participant aux événements publics ou parallèles ne donne pas accès aux salles de réunion, mais uniquement aux événements parallèles et à la galerie des visiteurs de la plénière. Les réunions du Comité plénier sont destinées aux négociations des États membres, les participants aux autres réunions peuvent y assister en tant qu'observateurs. Les réunions informelles des délégations ne sont pas publiques et la participation est limitée aux délégations des États membres.
  • Tous les détenteurs d'un badge d'accès au Centre International de Vienne (CIV) peuvent accéder au bâtiment des conférences avec leur badge existant.

  • Le personnel des missions permanentes muni d'une carte d'accès au CIV ne recevra pas de badge supplémentaire séparé s'il est inscrit à la réunion.
  • Pour être inscrits sur la liste officielle des participants à la réunion, tous les participants doivent s'inscrire à la réunion, en plus des cartes d'accès existantes.
  • Les représentants d'ONG inscrits à la réunion reçoivent un badge spécial pour la conférence (mais les détenteurs d'un laissez-passer annuel peuvent également entrer). Le personnel de l'ONUDC qui dispose d'un badge d'accès au CIV peut entrer aux réunions. Le personnel de l'ONUDC qui n'a pas de carte d'accès (par exemple, les employés des bureaux extérieurs) doit s'inscrire et obtenir un badge.

  • L'accès à l'économat est accordé aux chefs de délégation des États membres ou au premier participant lors de l'enregistrement qui ne bénéficie pas déjà d'un accès. Tous les membres du personnel des Nations unies reçoivent automatiquement l'accès à l'économat.

  • Tous les badges sont préimprimés et disponibles à partir de l'après-midi du jour précédant la session (cette demande devra être incluse dans un formulaire à l'attention de la sécurité  sous la forme d'un Memorandum Inter-office).

II. Processus d'inscription

Etape 1 : L'inscription est envoyée au Secrétariat des Organes Directeurs (SGB) dans le format requis (formulaire + note verbale/lettre) au plus tard le lundi précédant la session (12h00 a.m.)

Étape 2 : Les participants désignés sont enregistrés dans le système et reçoivent un message automatique à l'adresse électronique fournie.

Étape 3 : Les participants reçoivent dans ce courriel un lien pour télécharger leur photo.

Étape 4 : Une fois la photo téléchargée, le badge sera pré-imprimé. Si aucune photo n'est téléchargée, la photo peut être prise au bureau des laissez-passer et le badge ne sera imprimé que par la suite. Des temps d'attentes doivent être pris en considération.

Étape 5 : Les badges doivent être retirés en personne, sur présentation d'une pièce d'identité appropriée et d'une note verbale et/ou lettre officielle signée par le responsable de l'organisation.

Retrait des badges (en fonction de la date de la réunion)

Les heures de retrait des badges pour les demandes soumises avant la date limite commencent généralement le vendredi après-midi, avant la session, à un guichet dédié situé à la porte 1 et se poursuivent le lundi matin de la session. Du lundi midi au vendredi de la session, les badges peuvent généralement être retirés au bureau des laissez-passer. Le bureau des laissez-passer est ouvert du lundi au vendredi, de 8 heures à 16 heures.

Seuls les États membres peuvent organiser le retrait pour l’ensemble de leur délégation par le biais d'une note verbale désignant la personne chargée de retirer les badges. Tous les autres participants sont tenus de retirer leur badge en personne, en présentant leur passeport ou leur carte d'identité officielle avec photo et la communication officielle les désignant comme délégués. Les badges doivent être portés de manière visible à tout moment au Centre international de Vienne.

III. Types d'inscription

Délégations des États membres

Format

Note verbale de la Mission permanente à Vienne

Informations

Nom/Prénom, titre/fonction, lieu de travail, adresse électronique

Adresse

Par courriel à unodc-sgb@un.org

Nombre

Aucune limite au nombre de participants

Date limite

Jeudi avant la session

Badge

Rouge/blanc, Ambassadeur Représentant Résident (Chef de la mission permanente) (Jaune : un par délégation)

Accès

Libre accès tous secteurs / tous les jours

Liste des participants

oui

OIG, affiliés aux Nations unies (y compris les PNI), entités des Nations unies

Format

Lettre officielle signée par le responsable de l’organisation

Informations

Nom/Prénom, titre/fonction, lieu de travail, adresse électronique

Adresse

Par courriel à unodc-sgb@un.org

Nombre

Aucune limite au nombre de participants

Date limite

Jeudi avant la session

Badge

OIG (gris), Affiliés (marron), ONU (bleu)

Accès

Séances plénières, Comité plénier, événements parallèles/ tous les jours

Liste des participants

oui

ONG

Format

Lettre officielle signée par le responsable de l’organisation

Informations

Nom/Prénom, titre/fonction, lieu de travail, adresse électronique

Adresse

Par courriel à unodc-sgb@un.org

Nombre

10 participants maximum

Date limite

Jeudi avant la session

Badge

Jaune

Accès

Séances plénières, Comité plénier, événements parallèles/ tous les jours

Liste des participants

oui

Personnel ONUDC sans accès au CIV

Format

Communication officielle du chef de département

Informations

Nom/Prénom, titre/fonction, lieu de travail, adresse électronique

Adresse

Par courriel à unodc-sgb@un.org

Nombre

Aucune limite au nombre de participants

Date limite

Jeudi avant la session

Badge

bleu

Accès

Séances plénières, Comité plénier, événements parallèles/ tous les jours

Liste des participants

non

Médias

L'accréditation des médias est gérée par le Service d'information des Nations unies (UNIS), Vienne
Courriel: press[at]unvienna.org

Personne à contacter: Ms. Veronica Crowe-Mayerhofer
Courriel: veronika.crowe-mayerhofer[at]unvienna.org

IV. Accès Véhicules

Des véhicules supplémentaires peuvent être autorisées à entrer au CIV pendant la durée de la conférence. Les demandes de laissez-passer temporaires pour conducteurs et d'autorisations de stationnement temporaires doivent être envoyées et/ou présentées par une note verbale au bureau de l’administration du garage du CIV(vicgarageadministration@un.org) ainsi qu'une copie à l'organisateur de la conférence (unodc-sgb@un.org) qui se chargera de l’inscription du chauffeur.

Les laissez-passer des chauffeurs ( entrée principale CIV - porte 1, bureau des cartes d'accès) et les autorisations de stationnement temporaires (Administration du garage, Rotonde à côté du magasin de journaux) doivent être retirés à l'avance car ils seront nécessaires pour accéder au CIV.

Tous les passagers ont besoin de badges. Pour les participants de haut rang, les badges doivent être retirés à l'avance à la porte 1 afin de permettre l'accès-véhicule au CIV par la porte 2. Les chauffeurs doivent être enregistrés à l'avance en tant que personnel de soutien de l'ambassade, désigné dans la note verbale officielle (n'apparaîtra pas sur la liste des participants).